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買Condo/Coop,你读懂管委会的会议记录(Meeting Minute)了嗎? 作者:蔡璧徽律师


买房产的时候,如果选择的是康斗(condominium)或者合作公寓(Co-op),难免就会需要跟物业公司和管委会(Homeowner’s Association, HOA)打交道。最平常的当然就是按时交管理费,又例如购买合作公寓必须经过管委会(HOA or Board)面试程序等等。

很多人购买康斗或者合作公寓的目的之一,就是希望自己能够什么都不要管,房子的一切由大楼管委会或者管委会请的管理公司负责,而这也确实是康斗或者合作公寓的优点——凡事不用亲力亲为,不管是铲雪、修窗户、锄草、种花、甚至过节布置,都有管理公司或者Super代为操刀,这对于不太喜欢自己动手的人、或者因为身体因素例如年纪大不太能够自行处理房子事务的人而言,一切由管理公司操办可是最好不过。

不过,凡有阳光必有阴影,便利的背后可是用钱换来的,如果适当的花费能够换取时间跟便利那当然好,然而只要有人为因素就有可能有各种「人」所带来的问题,诸如过失、偏袒、贿赂、包庇等等各种潜在问题。因此在购买康斗或者合作公寓的时候,为了更进一步地了解大楼管委会的管理状况,通常笔者作为律师,都会建议买方去审阅管委会的开会纪录(board meeting minute),尤其是比较大型、动辄上百户的大楼更是如此,因为这种大型的社区所牵涉的利益跟管理复杂度都更高。


到底管委会的会议记录都写些什么?有什么好审阅的呢? 以下笔者从人、时、地、物几个方面剖析,跟读者们说明审阅管委会的会议纪录的重要性: 1. 人: 管委会的记录里面,往往会记载出席、列席的人、以及所有管委(board member)名单,从中就能看出这个管委会的组成是否稳定、是否常常换人、是否都没有心血就是万年管委会,或者管委会成员的离开是不是有特殊原因。此外,也可以从中看到合作公寓对于新买家的面试情况,是不是常常拒绝新买家等。 另外一个值得注意的「人」,则是列席的人士。除了管委会成员之外,如果还有一些外部人士列席,那就是需要留意的点,而且也通常代表着这个大楼有特殊事件正在发生:例如律师来管委会报告,因为大楼在打官司;或者工程包商列席说明预算,那可能是有比较大型的工程将要发生;会计师列席,可能是大楼财务有需要注意的地方等等。这些情况里,就需要特别留意那一天开会的讨论事项,甚至前后几次开会对相关议题的讨论跟决议。 举例来说,有一次笔者去审阅W大楼的会议纪录时,发现有承包商列席,于是仔细看了那一期的开会纪录以及前后几次,就发现承包商列席是为了说明屋顶检修的工程预算。果不其然,管委会在下一个会期就决定使用该承包商提出的方案大修屋顶,这可是数万元的大工程,羊毛出在羊身上,于是管委会决定在未来一年增加暂时性的专属费用(Special Assessment),等于管理费在未来一年-几乎变成原来的两倍。于是笔者就提醒买家留意这个事项,于是在签合约前成功说服卖家一起分担管理费涨幅,为买家客人下数千美元。 2. 时: 到底需要看多久的纪录? 一般建议至少看两年的纪录,因为两年通常已经涵盖大部分管理事务的周期。如果两年以上的纪录,那就视情况审阅。 管委会的纪录往往能透漏许多社区管理的蛛丝马迹,例如多久开会一次、是不是都有定时开会、是不是有漏掉很多会议纪录等等。一般来说,越频繁且定期开会的管委会,通常管理社区事务就越仔细,许多维修都是预防性地处理,也就不太会突然爆出太大的结构性问题。当然,预防性地管理固然有其优点,但通常也代表管理费比较高,比起那种一年开一次会,有事情才处理的管理风格,到底孰优孰劣那就是看个人喜好了。 另一个需要留意的时间点,就是管理费帐价的时机。管理费随着时间过去调涨是正常的,毕竟通膨之下每年物价也会成长。然而,如果涨管理费太频繁、或者太不频繁,那都可能透漏管理上的问题。 3. 地: 开会的地点也透漏大楼的管理情况,尤其新冠疫情以来大都采用线上开会,大楼是否也与时俱进做出调整,这也是观察重点。 4. 事: 除了前述几个背景资讯之外,当然最重要的就是开会议路的内容了。除了看一些大的决议事项之外,通常也可以寻找这个大楼常见的住户投诉(complaint)的类型,例如是否跟噪音、宠物等相关,那就可以看出这个大楼有怎样的潜在问题;另外一个需要留意的就是跟租房相关的讨论,尤其是合作公寓,通常对于出租作投资房有比较多限制;其他就是注意跟大楼财务有关的议题,举凡大型的维修计画、大楼可能需要赔钱的官司、大楼重新贷款(refinance)的决议等等,这也必须跟大楼的财务报告一起审阅,来判断大楼的财务健康程度。 例如笔者有一次在审阅时,就发现到大楼有许多住户投诉屋顶阳台漏水问题,因此跟买家说明这个情况。在我们深入调查之后,就发现这个大楼的漏水问题水很深,甚至已经在法院有案件控告开发商施工瑕疵。可以想见,如果买家没有仔细调查就购买,在过完户之后这种严重的漏水问题可是会影响居住品质,尤其这个买家还是要用来投资出租的,如果漏水又遇到难搞的租客,那可是雪上加霜。


总结:很多人买康斗或者合作公寓就是想省心,然而如果没有做好功课,遇到不良管理公司或者有问题的管委会,很有可能不但没有省到心还伤了荷包。其实管委会就是一种社区自治的精神体现,甚至可以说是民主社会自治的缩影,管委会的运作以及选举,其实都跟公司或者非营利组织的经营很相似。很多华人对于政治冷感、因而对社区事务参与兴趣也不高,其实就因此错过了很多参与、学习、了解美国各种生活事务的机会。参加管委会也许是需要拨出一点时间跟心力,但能够借此更了解自己所在的社区、真正地掌握生活品质的关键,甚至学习议事规则流程以及民主治理的精神,也是相当值得的。 作者简介:纽约执业律师、法路通律师楼合伙人,iTraining美国地产学校讲师,毕业于纽约大学法学院,专精于职业类移民以及地产商业诉讼纠纷。现任纽约台湾青商会会长、北美台湾青商会理事、台湾未来基金会理事兼法务长、并为许多非营利组织及中小企业法律顾问,曾获2019、2020年知名律师评价网站AVVO的客户肯定奖、登上2020-21年马奎斯美国名人录。着有部落格「不对称的优雅,我是旅美律师希尔维亚」,文章被刊登于法学期刊、时尚精英、优投房、NEX Media Lab、换日线等各媒体。 還有問題嗎?今天就諮詢↓ 法路通律师楼 我们位于纽约市 皇后区法拉盛王子街39–07号3G室(王子大厦第三层) 3907 Prince Street, Suite 3G, Flushing, NY11354 曼哈顿办公室: 麦迪孙大道275号903室 275 Madison Ave, Suite 903, New York, NY 10016 联系方式/Contact US 欢迎事先预约,再前往律师楼 电话:718–321–7130 邮件:info@law-gz.com

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